Сфера применения гарантийных писем на практике довольно обширна и связана с предоставлением контрагенту обязательств по намерению совершить то или иное действие в рамках определенного срока, например, осуществить поставку продукции или товара, произвести оплату и прочие. Подобное письмо понадобится при регистрации организации, в том числе ООО – в этом случае гарантийные обязательства предоставляются собственником нежилого помещения. Как правильно составить и написать гарантийное письмо, особенности оформления в различных случаях – все это будет проанализировано в рамках статьи на примере образца.
Общие правила оформления гарантийных писем
Законодательство не содержит четких условий и рекомендаций по оформлению и составлению гарантийных писем, а также конкретных указаний на случаи их применения. По сложившимся обычаям гарантийные письма применяются в гражданских, трудовых, семейных и иных правоотношениях.
Гарантийное письмо оформляется в случаях, когда контрагенту необходимо подтвердить намерение совершить конкретное действие или исполнить различные рода обязательства, взятые на себя в рамках договора или возложенные законом. Гарантийное письмо направляется в тех случаях, когда должник не отказывается от своих обязательств и намерен исполнить их добровольно при определенных условиях либо по истечении конкретного срока.
Внимание! Оформление гарантийных писем осуществляется в произвольной форме по общим правилам написания официальной документации, включая все необходимые реквизиты.
Обязательными элементами любого гарантийного письма являются:
наличие реквизитов отправителя и получателя письма, в том числе наименование (для граждан – ФИО), контактные данные (адрес, телефон) и прочие;- если гарантийное письмо направляется организацией, то оно подлежит оформлению на фирменном бланке (угловом);
- при направлении гарантийного письма на запрос или претензии следует указать их номер и дату;
- при составлении письма на несколько страниц – все они должны быть пронумерованы и сшиты либо удостоверены подписью;
- в конце письма необходимо поставить дату и подпись руководителя или физического лица, а также — при наличии — печать.
Помимо основных требований к оформлению письма существуют и требования к написанию самого текста. Он должен быть последовательным и содержать сведения, на основании которых между сторонами возникли правоотношения, в том числе долгового характера.
Форма гарантийного письма, как правило, совпадает с формой основного договора и характерна для письменных договоров. Передача письменной гарантии по договорам в устной форме встречается достаточно редко.
Гарантийные письма от собственника помещения для регистрации ООО
Предоставление гарантийных писем, которые оформляют собственники помещений потенциальным арендаторам, осуществляется в следующих случаях:
- для передачи в налоговый орган, который осуществляет юридическую регистрацию ООО;
- для обеспечения интересов будущего арендатора после решения всех существенных вопросов по договору аренды, но до передачи имущества в пользование и непосредственно заключения договора.
Гарантийное письмо для ФНС необходимо для определения юридического адреса организации. Заключить полноценный договор аренды в этом случае не представляется возможным в силу отсутствия у незарегистрированного юридического лица надлежащей правоспособности.
Собственник помещения к гарантийному письму должен приложить заверенные копии документов на помещение, включая его план с отметкой территорий, запланированных к сдаче. При условии передачи помещения на условиях субаренды, такое гарантийное письмо требуется не только от потенциального субарендодателя, но и от основного арендодателя, который является владельцем помещения.
При оформлении данного гарантийного письма помимо всех основных реквизитов и требований обязательным условием является точный адрес и иные сведения, позволяющие индивидуализировать помещение. Кроме этого следует указать площадь помещения, предоставляемого в аренду.
Гарантийные письма на поставку товара и о выполнении работ
При обязательстве контрагента выполнить конкретные услуги или поставить определенный ассортимент товара в соответствии с согласованными условиями договора может быть направлено другой стороне гарантийное письмо. Как правило, на практике подобные гарантийные письма составляются в случае, если оплата уже поступила, а работы и услуги не выполнены в полном объеме, в том числе товар не поставлен.
Гарантийное письмо является подтверждением обязательств контрагентом по выполнению работ и услуг, поставке товара. Обязательным требованием к оформлению является содержание перечня работ и услуг, а также характеристики и сроки поставки товара. В качестве условия исполнения обязательств может быть указаны:
- определенный срок или точная дата;
- конкретное условие, например, производство товара, предоставление товара к отгрузке и иные.
Необходимость подготовки такого письма возникает в случае внесения предоплаты заказчиком или покупателем. В остальных случаях направление гарантийного письма не имеет смысла, так как услуга или товары не оплачены и по смыслу договора исполнению в обязательном порядке не подлежат.
Гарантийное письмо в обязательном порядке должно содержать перечень работ и услуг, которые планируются к выполнению, а в случае с поставкой помимо ассортимента и характеристики товара также сроки его поставки. Эти условия являются существенные по договору, поэтому должны быть отражены и в тексте письма.
Гарантийное письмо об оплате по денежным обязательствам
Гарантийное письмо об оплате требуется при оказании услуг и передаче товара без получения надлежащей оплаты. Оно подтверждает намерение контрагента внести оплату в согласованном размере с отсрочкой платежа. Такая ситуация возникают при отсутствии у должника необходимых денежных средств на счету.
Письмо может выступать в качестве гарантии оплаты должника по своим обязательствам, сложившимся в результате иных договоров. Получение письма не является полной гарантией исполнения обязательств и лишь устанавливает намерение произвести оплату. При отказе в будущем контрагента произвести платеж в судебном заседании гарантийное письмо является подтверждением факта признания обязательств должника перед кредитором в сумме, установленной письмом.
В заключение отметим, что гарантийное письмо по своей природе не является обязывающим документом и не подлежит обязательному выполнению. Гражданское законодательство не содержит норм о нем, а также не относит гарантийные письма к способам обеспечения обязательств. Придание гарантийному письму юридической формы возможно лишь при составлении его по форме, аналогичной договору (например, в виде оферты, акцептом на которую будет выступать оплата товара).
