СоцГрамота.ру

График ежегодных отпусков: форма и особенности составления

 

prikaz-ob-utverzhdenii-grafika-otpuskov-3График ежегодных отпусков составляется с использованием специальной формы №Т-7 и подлежит утверждению руководителем в форме приказа. Правильно оформить бланк и сформировать график в текущем 2016 году поможет данная статья. При возникновении вопросов и проблем рекомендуем воспользоваться образцом для предотвращения ошибок.

Порядок утверждения и форма графика

В обязательном порядке подлежит формированию график отпусков в учреждениях и организациях, выступающих работодателями и заключающих с физическими лицами трудовые договоры либо контракты. Формирование подобных графиков в большинстве случаев возложено на специалистов кадровой службы, а при ее отсутствии на руководителя или его помощников.

Оформление графика, а равно других кадровых и бухгалтерских сведений, осуществляется на утвержденном едином бланке (Постановлением Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г. формы № Т-7). Специалистам, в работу которых входит контроль очередности отпусков, обязаны использовать именно эту форму, представляющую собой таблицу и включающую определенные позиции:

  • prikaz-ob-utverzhdenii-grafika-otpuskov-4наименование работодателя;
  • код ОКУД и ОКПО;
  • дату формирования и отметку о том, на какой год он сформирован;
  • регистрационные данные документа;
  • название подразделения (при наличии);
  • табельный номер;
  • должность, соответствующую штатке;
  • ФИО работника;
  • в графе примечание, как правило, работник расписывается, тем самым выражая свое ознакомление, а также согласие с предоставлением отпуска в указанные сроки;
  • сведения относительно отпуска, а именно: количество дней; дату, включая информацию не только о запланированном, но фактически отгулянном отпуске;
  • сведения в случае перенесения с указанием причины и даты, на которые предполагается отпуск.

Внимание! Ежегодный отпуск, составляющий в общем 28 дней, может быть разбит на части, при этом одна из них минимум устанавливается 14 дней.

Формирование графика можно осуществлять в любой программе (Word, Excel и иные) либо вручную. Главным условием является лишь соблюдение утвержденной формы.

После составления формы графика и согласования всех сроков он подлежит утверждению руководителем организации. Это осуществляется путем вынесения приказа, оформленного на фирменном бланке работодателя.

 

Особенности составления графика отпусков

Оформлением информации о предполагаемых отпусках кадровики начинают заниматься в начале декабря на следующий год. За 14 дней до начала нового календарного года график заполняется, согласовывается либо с профсоюзной организацией при её наличии, либо с каждым работником и утверждается руководителем.

График представляет собой сводную таблицу, в которой указаны отпуска в будущем году для всех штатных сотрудников. При его наличии работодатель за 2 недели до начала отпуска работник уведомляется о приближении отпуска.

Заполнить правильно все поля и графы бланка поможет следующая инструкция:

  • prikaz-ob-utverzhdenii-grafika-otpuskov-2сведения об организации – указывается полное либо при наличии сокращенное наименование, а также код ОКПО, который можно уточнить на сайте Росстата;
  • при наличии профсоюзной организации указываются сведения о проведении заседания и принятого решения;
  • регистрационные данные формы, включающие номер (как правило, № 1 так как является сводным и составляется 1 раз в течение года), дату составления и информацию о периоде, на который он составляется;
  • графы 1-6 заполняются при оформлении графика, остальные графы заполняются позже по факту;
  • в графе 1 указывается структурное подразделение, в частности, отдел, департамент и иные;
  • полное наименование должности указывается без сокращений в соответствии с трудовым договором;
  • в графе 3 указывается полное ФИО (не инициалы) сотрудника;
  • в графе 4 проставляется табельный номер, присвоенный сотруднику при трудоустройстве (при его отсутствии данную графу не заполняют);
  • в графе 5 проставляется общее количество дней для отпуска, подлежащих оплате и запланированных на будущий год (все неиспользованные в прошлые периоды прибавляют к количеству дней положенных по ТК);
  • при указании даты запланированных отпусков при наличии разбивки на несколько частей следует указать все по порядку.

Остальные графы (с 7 по 9)заполняются по факту, поэтому сведения в данные графы дописываются вручную четким почерком.

Формировать график можно по фамилии сотрудников в алфавитном порядке либо в зависимости от срока наступления отпуска. Каждый кадровик сам выбирает удобный способ контролировать соблюдение очередности отпусков в соответствии с графиком.

Как составить график отпусков: видео