СоцГрамота.ру

Правила написания на работе объяснительной и образец её оформления

 

kak-pravilno-pisat-obyasnitelnuyu-na-rabote-obrazec-3Работая на предприятии, сотрудники сталкиваются с необходимостью писать объяснительные. Если вас об этом попросили – не спешите паниковать. Эта процедура необходима для того, чтобы выяснить обстоятельства в той или иной ситуации. Поэтому важно знать, как правильно составить бумагу. Рассмотрим основные правила написания объяснительной и образец её оформления.

Для чего нужна объяснительная?

Написание объяснительной записки необходимо для того, чтобы работодатель оценил обстоятельства сложившейся ситуации и принял меры для её решения. В большинстве случаев, это связано с нарушением трудовой дисциплины. Прежде чем налагать взыскание на сотрудника, работодатель должен дать ему возможность объяснить все обстоятельства, после чего принимается окончательное решение. Пояснения даются по нескольким причинам:

  1. По факту нарушения трудовой дисциплины;
  2. По факту проведенной проверки;
  3. При поступлении на вас докладной записки.

По сути, объяснительная – это бумага, с помощью которой служащий излагает свою версию произошедших событий. При этом для сотрудника написание данного документа не является обязательным. Однако стоит понимать, что лучше этой возможностью воспользоваться, так как это будет документальным подтверждением наличия уважительных причин для ваших действий.

Руководство предприятия не имеет право применять к трудящемуся какие-либо взыскания за отказ от предоставления объяснительной. В таком случае, оно составляет соответствующий акт.

Внимание! Следует понимать, что объяснительная записка является документом, используемым в трудовых отношениях. Поэтому у вас могут требовать его написать исключительно работодатель.

Если вы не написали объяснительную в течение двух дней, тогда работодатель имеет право расценивать ваши действия согласно своему усмотрению. И принимать соответствующие решения.

5 основных правил

kak-pravilno-pisat-obyasnitelnuyu-na-rabote-obrazec-2Объяснительная записка не имеет жестких ограничений в плане оформления или написания. Однако, так как это официальный документ, следует придерживаться делового стиля и основных правил составления и оформления подобных бумаг.

 

Ложь – ваш враг. При составлении официальных бумаг воздержитесь от использования недостоверных данных или откровенной лжи. С большой долей вероятности истина всплывет наружу, что еще больше усугубит положение. Кроме того такие действия испортят вашу деловую репутацию.

Не перекладывайте вину. При попытке переложить ответственность на своих коллег, вы имеете все шансы испортить отношения в коллективе. При этом вину с вас не снимут без серьезных на то оснований. Да и руководители это не любят. Помните, что в таком случае объяснительные затребуют и у тех лиц, на которых вы попытаетесь переложить вину. И каждый из них будет представлять свою версию событий. И неизвестно какие подробности могут при этом всплыть.

Не ссылайтесь на собственное незнание. Еще одна ошибка, которую часто совершают при написании объяснительных – ссылка на то, что вас не информировали или не научили. Зачастую, это в первую очередь указывает на вашу некомпетентность и не может служить оправданием. Ведь при поступлении на работу весь персонал по роспись информируется о его круге обязанностей и ответственности. Если у вас нет полной уверенности в том, что необходимую информацию вам не сообщали – лучше не ссылайтесь на это при написании объяснительной.

Совет. Если всё-таки решитесь использовать этот аргумент, для начала еще раз ознакомьтесь с должностными инструкциями и той документацией, под которой стоит ваша подпись.

Меньше эмоций. При написании записки отдавайте предпочтение деловому «сухому» стилю. Чем меньше эмоций вы вложите в описание, тем грамотней и существенней оно будет выглядеть в глазах руководства. Изложите обстоятельства непредвзято. Оскорбления и грубости в документах недопустимы.

Используйте компьютер. Лучше не писать объяснительную от руки, так как у большинства из нас почерк достаточно неразборчивый, что может вызвать трудности при чтении и создать неблагоприятное впечатление о написавшем. Набранный на компьютере текст выглядит более официально и лаконично. Кроме того, это позволит избежать многих орфографических и пунктуационных ошибок.

Как оформить?

Объяснительная – официальный документ, поэтому при её написании следует придерживаться принятого делового стиля оформления.

  • kak-pravilno-pisat-obyasnitelnuyu-na-rabote-obrazec-1наименование должности руководителя;
  • ФИО руководителя в родительном падеже;
  • от кого записка (ваши должность и ФИО);
  • также можно указать адрес, контактный номер телефона;
  • объяснительная записка;
  • текст;
  • дата, роспись, ФИО.

Совет: Если вы хотите подчеркнуть отсутствие своей вины или её сгладить, можно заменить заглавие на «Пояснительная записка».

Сам текст зачастую начинают словом «Относительно…» и далее описывают ситуацию, по поводу которой даются пояснения. В случае если ситуация не требует описания (при опоздании или отсутствии на работе) можно пропустить эту часть и сразу переходить к изложению причин, повлекших то или иное событие. Если у вас есть документы, подтверждающие наличие уважительных причин, необходимо это указать и приложить их копии к записке.